Presentasi Virtual Yang Baik Bagi Bisnis, Pemerintahan, dan Dosen di Tengah Pandemi Covid-19

Rabu, 22 Jul 2020 | 09:53:03 WIB - Oleh Andi Tenri Dio Nasrun


Presentasi Virtual Yang Baik Bagi Bisnis, Pemerintahan, dan Dosen di Tengah Pandemi Covid-19

Anda Pemimpin Bisnis dan Pemerintahan, Dosen, Presenter, dan Trainer Ingin Meningkatkan Keterlibatan Audiens Virtual Anda ? Terapkan 5 Aturan Ini,

Bagi Anda yang menjalankan peran sebagai pemimpin bisnis dan pemerintahan, dosen, presenter dan trainer, di tengah pandemi virus corona yang masih berlangsung hingga saat ini, maka Anda tentu masih diharuskan untuk menjalankan segala aktivitas dari rumah. Hal ini perlu Anda lakukan untuk mencegah penyebaran virus corona lebih lanjut.

Tanpa mengurangi produktivitas pekerjaan Anda, maka seluruh daftar pekerjaan harus dilakukan dan diselesaikan dari rumah termasuk rapat, kuliah, presentasi ataupun pelatihan. Untuk itu, maka Anda perlu melakukannya secara virtual.

Sayangnya, banyak orang yang belum secara efektif melakukan pertemuan secara virtual.

Ketika orang tidak berada dalam ruangan yang sama, maka membuat orang terlibat bisa menyulitkan. Akibatnya, pertemuan virtual Anda menjadi tidak produktif.

Berita baiknya, Anda dapat melakukan pertemuan virtual secara produktif asalkan mengikuti aturan-aturan tertentu.

Justin Hale and Joseph Grenny (2020) dalam tulisannya yang berjudul How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings yang diterbitkan di Harvard Business Review menyebutkan bahwa dalam penelitiannya yang membandingkan 200 peserta yang melakukan pertemuan secara tatap muka dengan 200 peserta yang melakukan pertemuan secara virtual menemukan bahwa ketika 5 aturan tertentu diterapkan, maka 86% dari peserta melaporkan tingkat keterlibatan yang tinggi atau lebih tinggi seperti dalam pertemuan tatap muka.

Mari kita bahas satu per satu 5 aturan tersebut.

Aturan Pertemuan Virtual # 1: 60 Detik Pertama

Pertama, jangan pernah melibatkan audiens Anda dalam memecahkan masalah sampai mereka merasakan masalahnya. Lakukan sesuatu dalam 60 detik pertama untuk membantu mereka mengalaminya.

Anda dapat berbagi statistik yang mengejutkan atau provokatif, anekdot atau analogi yang mendramatisasi masalah.

Misalnya, Anda dapat menjelaskan statistik yang menunjukkan rata-rata penjualan dari pesaing pesaing perusahaan Anda untuk memancing rasa inferioritas bagi perusahaan Anda.

Anda bisa juga menyampaikan anekdot tentang pelanggan yang frustrasi yang menghentikan pembelian karena tim Anda gagal menawarkan harga yang kompetitif dan layanan purna jual.

Atau, Anda bisa melibatkan emosi dengan membuat analogi dengan ikan paus yang mencari makan yang jauh lebih efektif ketika mereka bekerja bersama untuk mendapatkan mangsanya. Dan, kemudian secara bergiliran memakan mangsa yang diperoleh.

Apa pun taktik yang Anda gunakan, tujuan Anda adalah memastikan audiens Anda memahami secara empati masalah (atau peluang) sebelum Anda mencoba untuk menjelaskan penyelesaiannya.

Aturan 60 detik ini dapat bekerja dengan cara yang hampir sama pada kelas virtual. Bantu mahasiswa Anda merasakan bahwa materi yang Anda sampaikan secara langsung dapat mempengaruhi kehidupan mereka. Buat mereka kaget dan perhatian. Anda bisa membagikan anekdot dari pengalaman Anda sendiri yang mencontohkan pentingnya pemecahan persoalan dunia nyata yang dikaitkan dengan materi kuliah yang Anda sampaikan.

Aturan Pertemuan Virtual # 2: Pembagian Tanggungjawab

Ketika orang memasuki lingkungan sosial apa pun, mereka secara diam-diam melakukan penentuan peran mereka. Misalnya, ketika Anda memasuki bioskop, maka Anda secara tidak sadar mendefinisikan peran Anda sebagai pengamat dimana Anda ada disana untuk dihibur. Contoh lainnya, ketika Anda memasuki gym, maka Anda ada di sana untuk berolahraga.

Ancaman terbesar dalam pertemuan virtual adalah memungkinkan anggota tim untuk secara tidak sadar mengambil peran sebagai pengamat. Banyak yang dengan senang hati mendefinisikan peran mereka dengan cara ini ketika mereka menerima undangan rapat.

Untuk mengatasi hal ini, buat tanggung jawab bersama sejak awal dalam presentasi Anda. Jangan lakukan itu dengan mengatakan, “Oke, saya ingin ini menjadi percakapan, bukan presentasi. Saya ingin Anda semua terlibat. Itu jarang berhasil”. Lebih baik, ciptakan kesempatan bagi mereka untuk mengambil tanggung jawab yang berarti.

Aturan ini akan sangat baik jika digunakan bersama dengan aturan berikutnya, aturan no 3, yaitu tidak ada tempat bersembunyi.

Aturan ini juga dapat diterapkan di kelas virtual. Banyak mahasiswa, terutama di ruang kelas virtual, berperan sebagai pengamat. Mereka ada di kelas untuk mendengarkan. Tetapi, belajar tidak harus identik dengan mendengarkan pasif. Libatkan mahasiswa Anda sebagai pembelajar aktif sejak awal. Dari pada hanya meminta mereka untuk berpartisipasi atau membutuhkan tanggapan jajak pendapat, berikan mereka alasan khusus untuk terlibat.

Aturan Pertemuan Virtual # 3: Tidak Ada Tempat Bersembunyi

Penelitian menunjukkan bahwa seseorang yang tampaknya mengalami serangan jantung di kereta bawah tanah kecil kemungkinannya mendapatkan bantuan lebih banyak orang di kereta. Psikolog sosial menyebut fenomena ini sebagai difusi tanggung jawab.

Jika semua orang bertanggung jawab, maka tidak ada yang merasa bertanggung jawab. Hindari ini dalam rapat Anda dengan memberi orang tugas agar mereka secara aktif terlibat, sehingga tidak ada tempat untuk bersembunyi.

Tentukan masalah yang perlu diselesaikan dengan cepat. Kemudian, tetapkan beberapa orang yang dapat terdiri dari dua atau tiga orang (maks) masuk ke dalam satu kelompok. Beri mereka media untuk berkomunikasi satu sama lain, misalnya melalui breakout room di video konferensi Zoom. Dan, beri mereka waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.

Pendekatan ini bisa sangat efektif di kelas virtual juga. Masukkan latihan dua menit atau berikan masalah kepada mahasiswa Anda untuk dibahas dan manfaatkan fitur breakout room dalam Zoom misalnya, untuk membuat mahasiswa bekerja bersama untuk penyelesaian masalah tersebut.

Ketika mahasiswa berada dalam sebuah kelompok dengan sebuah tujuan tertentu, maka mereka akan lebih terlibat aktif dalam menemukan solusi. Dan, lebih termotivasi untuk memahami bagaimana solusi itu cocok dengan materi kelas, serta mendapat inspirasi ide-ide dari kelompok lain.

Aturan Pertemuan Virtual # 4: Jumlah Slide Power Point Yang Minimum

Tidak ada yang dapat membuat audiens Anda terlibat ketika Anda hanya memberikan audiens Anda slide demi slide yang berisi data-data yang diorganisasikan dalam bullet point. Tidak masalah seberapa pintar atau canggih audiens Anda, jika tujuan Anda adalah keterlibatan, maka Anda harus mencampur fakta dan cerita.

Dalam menyampaikan fakta dan cerita tersebut, maka Anda perlu menentukan jumlah slide minimum yang dibutuhkan. Dengan kata lain, pilihlah jumlah slide yang paling sedikit yang Anda butuhkan untuk menginformasikan dan melibatkan audiens Anda.

Jangan menambahkan satu slide lagi. Manfaat sampingan dari aturan ini adalah memaksa Anda untuk melibatkan peserta. Jika Anda memiliki terlalu banyak slide, maka Anda merasa dipaksa untuk menjelasakan semua slide yang ada.

Dalam kuliah virtual, jika Anda memang memilih untuk memberikan kuliah dengan menggunakan power point, maka gunakan power point untuk menjelaskan poin-poin pokok. Gunakan waktu kuliah langsung Anda untuk menguraikan dan memberikan contoh-contoh penting dari poin pokok tersebut.

Pilihan lain adalah merekam kuliah Anda dan meminta siswa untuk mendengarkannya sebelum kuliah Anda demi menggunakan waktu di dalam kelas untuk berdiskusi terkait topik yang Anda sampaikan.

Aturan Pertemuan Virtual # 5: Keterlibatan Setiap Lima Menit

Jangan pernah paparan presentasi lebih dari lima menit tanpa memberi audiens Anda masalah untuk dipecahkan. Kenapa ? Karena audiens berada di ruangan yang tersebar di berbagai tempat dengan banyak gangguan yang menggoda.

Jika Anda tidak dapat mempertahankan keterlibatan mereka, maka mereka akan masuk ke peran mereka sebagai pengamat dalam presentasi atau pertemuan virtual. Akibatnya, Anda harus bekerja keras untuk mengembalikan perhatian mereka.

Dalam presentasi selama 15 menit, Anda perlu membuat dua hingga tiga peluang keterlibatan yang singkat, jelas, dan bermakna bagi audiens Anda. Misalnya, Anda dapat mengakhiri presentasi dengan daftar opsi yang dihasilkan oleh kelompok, kemudian memberikan kesempatan bagi tim untuk menentukan pendapatnya tentang opsi mana yang perlu dipilih.

Selama waktu di kelas virtual, dengan membuat keterlibatan setiap lima menit, maka Anda mengingatkan siswa untuk menjadi pembelajar aktif dan menjaga perhatian mereka di kelas. Minta grup untuk menghasilkan solusi potensial misalnya, untuk tantangan bisnis yang Anda ajukan di kelas. Lalu, gunakan jajak pendapat untuk melihat ide mana yang paling cocok. Anda bahkan dapat menghubungi kelompok yang solusinya mengumpulkan suara terbanyak untuk menjelaskan pemikiran mereka, atau meminta mereka yang memberikan tanggapan tertentu untuk menjelaskan alasan mereka.

Dalam melakukan pertemuan virtual, aturan-aturan ini harusnya sudah menjadi kebiasaan. Tidak peduli apa pun pertemuan yang Anda pimpin. Mengikuti lima aturan ini akan secara dramatis dan segera mengubah produktivitas pertemuan virtual apa pun.

Demikianlah, 5 aturan yang perlu Anda ketahui untuk meningkatkan keterlibatan audiens virtual bagi Anda yang menjalani peran sebagai pemimpin bisnis dan pemerintahan, dosen, presenter, dan trainer.

Pertama, 60 detik pertama.

Kedua, pembagian tanggungjawab.

Ketiga, tidak ada tempat bersembunyi.

Keempat, jumlah slide power point yang minimum.

Kelima, keterlibatan setiap lima menit.

Jika Anda menerapkan 5 aturan tersebut dalam rapat atau pembelajaran virtual Anda, maka Anda akan dapat melakukan presentasi virtual yang berdampak bagi audiens Anda.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.

http://erry-ricardo.com/2020/07/20/anda-pemimpin-bisnis-dan-pemerintahan-dosen-presenter-dan-trainer-ingin-meningkatkan-keterlibatan-audiens-virtual-anda-terapkan-5-aturan-ini/#more-1415




Jumat, 17 Jul 2020, 09:53:03 WIB Oleh : Andi Tenri Dio Nasrun 282 View
Optimalisasi Pelayanan Selama Work From Home (WFH)
Jumat, 17 Jul 2020, 09:53:03 WIB Oleh : Andi Tenri Dio Nasrun 191 View
Membangun Budaya Anti Korupsi Melalui Zona Integritas
Kamis, 16 Jul 2020, 09:53:03 WIB Oleh : Andi Tenri Dio Nasrun 227 View
Pesparawi Mahasiswa Nasional XVI Tahun 2020